Familienfreundlichkeit gekonnt kommunizieren für KMUs

Die besten Angebote für eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf nützen wenig, wenn sie kaum jemand kennt. Abhilfe kann hier an erster Stelle Kommunikation schaffen. Betriebliches Familienbewusstsein erfolgreich nach außen und innen zu kommunizieren, bringt für Unternehmen und Betriebe aller Branchen und Größen konkrete Vorteile.

Auch wenn es auf den ersten Blick für manchen Mittelständler angesichts der Budgets, die „Global Player“ aufwenden, um qualifiziertes Personal zu binden, nicht so scheint: Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) haben hier, nicht zuletzt bei topqualifizierten Frauen, oft einen Vorsprung. Denn dank der kurzen Wege und der „familiären“ Arbeits-atmosphäre ist in diesen Betrieben die Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf oft schon eine lang gelebte Selbstverständlichkeit. Zusätzlich können KMUs häufig aufgrund der Unternehmensgröße individuelle und schnelle Lösungen zur Vereinbarkeit anbieten. Flache Hierarchien, Entscheidungsbefugnisse oder kurze Entscheidungswege und schnelle, individuelle Lösungen zur Vereinbarkeit – all dies kann ein kleines Unternehmen schon im Vorstellungsgespräch als Plus für die Vereinbarkeit von Beruf und Familie darstellen. Diese Stärke sollte prominent beworben werden.

Auf dem Weg zur gekonnten Kommunikation von Familienfreundlichkeit...

Unternehmenskultur:

Unternehmenskultur ist die Basis für die erfolgreiche Umsetzung von familienfreundlichen Maßnahmen und sollte ebenfalls immer wieder kommuniziert werden. Wie die Ergebnisse des Unternehmensmonitors 2016 zeigen, kommt hierbei der Unternehmensleitung sowie den Führungskräften eine entscheidende Bedeutung zu, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Familienfreundlichkeit wahrnehmen. Dies wird u.a. daran deutlich, wie sie Kommunikation innerhalb des Betriebs ausgestalten. Dabei hängt auch das Erleben einer gewünschten Unternehmenskultur vom Verhalten der Führungskräfte ab. Wo sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestärken, entsteht gleichermaßen das Gefühl, dass Familie und Beruf in selbstverständlicher Weise miteinander in Einklang gebracht werden können, wie auch die Wahrnehmung, dass die Chancen auf den beruflichen Aufstieg von familiären Verpflichtungen nicht gemindert werden. Hier können schon kleine kommunikative Gesten der Unternehmensleitung oder der Führungskraft, wie z.B. das Versenden von Glückwunschkarten und einem kleinen Präsent bei der Geburt eines Kindes oder die persönliche Einladung der „Elternzeitler“ zur Weihnachtsfeier große Signalwirkung haben, denn sie zeigt das Interesse am einzelnen Beschäftigten in seiner individuellen Lebenssituation.

Leistungen:

Um passgenaue Lösungen zu finden, sollte zum einen eine Bestandsaufnahme gemacht werden, welche familienfreundlichen Maßnahmen schon vorliegen, ob es schon oder noch weitere konkrete Wünsche/Bedarfe der Mitarbeitenden gibt und was das Unternehmen mit der Umsetzung von Unterstützungsleistungen bezweckt. KMUs können hier ihren Vorteil der geringeren Zahl an Beschäftigten und den oft noch möglichen persönlichen Austausch mit ihrer Belegschaft nutzen, den tatsächlichen Bedarf vorab abzufragen. Dies kann mittels einer kleinen Beschäftigtenbefragung oder durch spezifische Fragen im Mitarbeitergespräch eruiert werden. Auch das Einholen von Vorschlägen aus der Belegschaft, kann aufschlussreiches Wissen über die tatsächlichen täglichen Herausforderungen für Beschäftigte mit Betreuungsverpflichtungen geben.

Welche Work-Life-Balance Fragen ins Mitarbeitergespräch aufgenommen und wie Beschäftigtenbefragungen auch schnell und einfach umgesetzt werden können, erfahren Sie vertieft in dem Kurzleitfaden „Beschäftigtenbefragung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf“.

Information und Kommunikation:

Eine regelmäßige Information über das familienbewusste personalpolitische Angebot schafft erstens Klarheit über Möglichkeiten im Betrieb und signalisiert der Belegschaft, dass die Geschäftsführung Familienfreundlichkeit als wichtiges Handlungsfeld sieht. Regelmäßige Befragungen leisten zudem die Gewähr, dass die Geschäftsführung über Wünsche und Anforderungen aufseiten der Beschäftigten informiert ist. Die Einbindung der Beschäftigten in die Angebotsgestaltung hilft darüber hinaus, die passenden Formate für vorhandene Bedürfnisse zu finden, potenzielle Interessen- und Zielkonflikte zu adressieren und zu einer tragfähigen Lösung zu bringen.
Information und Kommunikation bleiben dabei eine Daueraufgabe, selbst bei langjährigem Engagement im Hinblick auf die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben.

Lesen Sie mehr dazu, wie eine familienfreundliche Kommunikation gelingen kann in unserem Kurzleitfaden „Familienfreundlichkeit erfolgreich kommunizieren".

Maßnahmen

Beschreibung der Maßnahme:

Liegt ein Konzept vor, wie familienfreundliche Maßnahmen im Unternehmen oder Betrieb umgesetzt werden, sollten alle Beschäftigten durch die Unternehmensleitung bzw. den Betriebsinhaber darüber unterrichtet werden.
Kommunikation im Unternehmen bedeutet u.a, eine Kommunikation über verschiedene bzw. mehrere Kanäle: zum Beispiel im persönlichen Austausch, über die Mitarbeiterzeitung, das Intranet, den monatlichen Newsletter und vieles Mehr. Bei der Auswahl der Kommunikationsinstrumente sollte dabei beachtet werden, dass sie passend zum Unternehmen bzw. Betrieb gestaltet sind. Dabei bewährt es sich, die Beschäftigten zu Wort kommen und individuelle Statements zu verschiedenen Schwerpunktthemen abgeben zu lassen, zum Beispiel wie sich Beruf und Familie durch familienfreundliche Maßnahmen im Unternehmen konkret vereinbaren lassen .

Damit jeder Beschäftigte auch wirklich alle Möglichkeiten kennt, die er nutzen darf und kann, empfiehlt es sich zum Beispiel Übersichten über alle familienfreundlichen Maßnahmen des Betriebes in der Teeküche, dem Gemeinschaftsraum, oder am schwarzen Brett auszuhängen und dazu die Möglichkeit anzubieten, Ideen, Verbesserungsvorschläge, aber auch Herausforderungen der Belegschaft abgeben zu können. Die Auslobung eines Preises für die „beste familienfreundliche Umsetzungsidee“ kann dabei zusätzlich Anreize schaffen, dass die Zufriedenheit und Motivation der Beschäftigten steigt, da sie Interesse und Engagement von Seiten der Leitung und Führung sehen. Motivierend und kommunikativ nach innen und außen einfach umzusetzen (auf Plakaten am Schwarzen Brett, im Intranet, im betriebseigenen Newsletter oder in einem Zeitungsartikel der regionalen Presse) sind auch Auszeichnungen, wie beispielsweise der Abteilung, die in diesem Jahr die meisten Elternzeitler im Team hatte und die Überbrückung am flexibelsten gelöst hat.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten schon im persönlichen Bewerbungsgespräch, spätestens beim Eintritt ins Unternehmen darüber informiert werden, welche familienfreundlichen Maßnahmen im Unternehmen und Betrieb genutzt werden können. Hilfreich ist dabei auch diese Informationen zu verschriftlichen, hierzu reicht oft schon die kurze Darstellung in einem Merkblatt oder einer Unternehmensbroschüre.
Dies gilt ebenfalls für Wiedereinsteiger aus der Elternzeit, die idealerweise auch schon während ihrer Elternzeitphase weiterhin über aktuelle Themen im Unternehmen, über die Möglichkeit der Teilnahme an innerbetrieblichen Fort- und Weiterbildungen sowie die Teilnahme an Betriebsversammlungen, Weihnachtsfeiern etc. persönlich oder über E-Mail informiert werden.

Es bewährt sich außerdem, die internen Kommunikationsmaßnahmen regelmäßig abzufragen, um zu erfahren, ob bei allen Beschäftigten die Informationen angekommen sind oder es Verbesserungsvorschläge, neue Ideen und Anregungen zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf gibt.

Voraussetzungen:

Bevor Kommunikationsmaßnahmen umgesetzt werden, ist genau zu überlegen, was und wer erreicht werden soll. Es sollten im besten Fall, nur Maßnahmen kommuniziert werden, die auch wirklich umsetzbar und erfüllbar sind. Deswegen nur Botschaften versenden, die durch eine tatsächlich vorhandene Unternehmenskultur gedeckt sind. Prüfen Sie außerdem die Ist-Situation im Unternehmen. Es empfiehlt sich daher, regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchzuführen, um die Bedarfe in Erfahrung zu bringen.
Wenn Sie ein Intranet haben, können Sie auch das Nutzungsverhalten der Beschäftigten anhand einer Klickstatistik auswerten. Darüber hinaus empfiehlt es sich, Führungskräfte von Anfang an in die Kommunikation einzubinden, denn sie sind das Bindeglied zu den Beschäftigten. Sie haben das „Ohr“ an den Mitarbeitern, sind Vorbilder, Gestalter und Entscheider.

Beschreibung der Maßnahme:

Nur wer erfolgreich auf sich aufmerksam macht, hat gute Chancen die richtigen Beschäftigten für sich zu finden. Im Zuge des demografischen Wandels und des damit einhergehenden Fachkräftemangels reicht die regionale Kommunikation häufig nicht mehr aus, daher muss via Homepage, soziale Medien etc. der Kreis der Anzusprechenden vergrößert werden.
Wichtig ist daher, die vorhandenen familienfreundlichen Maßnahmen zur betrieblichen Familienfreundlichkeit kommunikativ so aufzubereiten, dass sie von Außenstehenden und damit potenziellen Beschäftigten, unkompliziert eingesehen und abgerufen werden können.

Hinsichtlich einer überzeugenden und glaubwürdigen Außendarstellung sollten zum jeweiligen Unternehmen oder Betrieb passende und geeignete Kommunikationsmaßnahmen gewählt werden, wie beispielsweise:

Der Einsatz von „O-Tönen“ unternehmenseigener Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter auf der Unternehmenswebseite (idealerweise gibt es hierfür eine eigene Rubrik wie „Beruf und Familie“ etc.). So kann dort zum Beispiel ein Vater über seine Erfahrungen in der Elternzeit berichten oder das Team, das seine Urlaubs- und Vertretungsplanung selbständig untereinander regelt Informationen teilen.
Gerade kleinere und mittelständische Unternehmen sollten mit ihren „familienfreundlichen Vorteilen“ verstärkt werben und daher auch in Stellengesuchen aktiv kommunizieren, dass – bei gleicher Qualifikation – bevorzugt Menschen mit familiären Verpflichtungen oder Wiedereinsteiger gesucht werden oder für junge Beschäftigte mit einer Betreuungsverpflichtung die Möglichkeit besteht, eine Ausbildung im Betrieb in Teilzeit absolvieren zu können.
Im Rahmen von PR-Maßnahmen kann auch die Veröffentlichung fachlicher (Kurz-)Beiträge in ausgewählten branchenspezifischen Fachzeitschriften oder sozialen Medien (Facebook, LinkedIn, Xing etc.) ein Instrument darstellen. Auch ein Beitrag im Radio oder ein Kurzvortrag auf Jobmessen bieten sich als Möglichkeiten an.
Einfach umzusetzen und trotzdem wirkungsvoll ist auch das Platzieren von Logos aus Zertifizierungen, Auszeichnungen und Auditierungen zum Thema Vereinbarkeit. Diese können z. B. auf der firmeneigenen Webseite, Stellenanzeigen, Werbematerialien oder in der E-Mail Signatur und Briefköpfen eingebunden werden.
Für die direkte Ansprache von neuen Bewerberinnen und Bewerbern bieten sich oft auch Partnerschaften mit Schulen und Berufsschulen an, die auch das Angebot des Unternehmens oder des Betriebs sichtbar machen. Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist ein „Tag der offenen Tür“ gut umsetzbar, bei dem Schüler und Eltern eingeladen werden und idealerweise von Azubis und jungen Beschäftigten in lockerer Atmosphäre die Vorzüge des Berufsbildes und des Betriebes vermittelt bekommen. Denn unter Gleichaltrigen, der „Peer-Group“ werden in der Kaffeepause die wirklich wichtigen Fragen gestellt.

Voraussetzungen:

Die nach außen gerichtete Kommunikation sollte mit der internen Kommunikation zusammenspielen. Eine familienbewusste Unternehmens- oder Betriebskultur sollte zuerst nach innen kommuniziert und gelebt werden, bevor sie nach außen getragen werden kann. Bevor mit der Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen nach außen begonnen wird, ist zu überlegen, was und wer genau erreicht werden soll. Es empfiehlt sich, nur Maßnahmen zu kommunizieren, die auch wirklich umsetzbar und erfüllbar sind. Familienfreundliche Maßnahmen sollten außerdem mit Strukturen und Prozessen hinterlegt sein und von den Beschäftigten auch wirklich „gelebt“ werden können. Die bereits vorhandenen familienfreundlichen Maßnahmen sollten dabei intern bei den Beschäftigten auch ausreichend bekannt sein. Inhalt, Format und Aufbereitung der Kommunikationsinstrumente sollten authentisch zur sonstigen Unternehmensdarstellung und Außenwirkung passen.

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