Arbeitsorganisation

Die Arbeitsorganisation betrachtet die Arbeitsprozesse im Unternehmen. Sind die Arbeitsprozesse eher teamorientiert gestaltet? Folgen sie eher einer Ergebnis- oder einer Präsenzkultur? Wie sind Erreichbarkeiten, Kommunikationszeiten, Vertretungsregelungen etc. geregelt? Oftmals sind arbeitszeit- oder arbeitsortbezogene Regelungen Ergebnisse von „eingefahrenen“ Arbeitsabläufen. Hier lohnt es sich zu hinterfragen, ob Veränderungen in der Arbeitsorganisation dazu führen können, dass Vereinbarkeitskonflikte gelöst oder reduziert werden und damit die Produktivität gesteigert werden kann. Beispielsweise können die Vorteile von Kleinunternehmen durch die Teamarbeit auch in Großunternehmen genutzt werden: Flexible Lösungen werden innerhalb des Teams abgesprochen und können dadurch individuell und kurzfristig umgesetzt werden.

Maßnahmen

Beschreibung der Maßnahme:

Die Aufgaben der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen rechtzeitig geplant und auf alle Teammitglieder gleichmäßig verteilt werden. Es gibt einen zentralen Informationsspeicher sowie feste Termine für Besprechungen. So können Aufgaben im Bedarfsfall rechtzeitig im Team weitergegeben werden.

Die familiäre Situation der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird bei der Besprechung der Arbeitsinhalte und -organisation im Team miteinbezogen. Sie wird bei der Urlaubs- und Schichtplanung berücksichtigt, ebenso bei Reisetätigkeiten und Terminen am Abend.

Vorteile- und Nachteile

+ Optimierung der Arbeitsprozesse
+ Weniger Stress und steigende Qualität der Arbeit
+ Reduzierung von Fehlzeiten

Voraussetzungen:

Systematische Betrachtung und Besprechung bestehender Abläufe (z.B. in Form eines Ablaufdiagramms)

Beschreibung der Maßnahme:

Viele Eltern müssen die Ferienzeiten ihrer Kinder zumindest zeitweise durch ihren eigenen Urlaub abdecken und sind daher bei der Urlaubsplanung besonders unflexibel. Eine familienbewusste Urlaubsplanung ermöglicht es, die Urlaubszeiten so zu legen, dass diese möglichst passend mit den familiären Bedarfen zusammenfallen. Zum Beispiel kann Beschäftigten mit schulpflichtigen Kindern ein besonderer Vorzug für die Urlaubsnahme während der bayerischen Schulferien eingeräumt werden.

Familienbewusstsein zeigt sich zudem in der Berücksichtigung der familiären Situation von Beschäftigten bei der Schichtgestaltung. In vielen Branchen wird die Arbeit nach dem Schichtsystem strukturiert, welches wiederum sehr unterschiedlich umgesetzt werden kann. Generell gilt, dass insbesondere Spät- und Wochenendschichten für Beschäftigte mit Kindern nachteilig sind. Insbesondere an Nachmittagen, Abenden und Wochenenden findet ein Großteil der gemeinsamen familiären Zeitgestaltung statt. Über eine familienbewusste Lage der Schichtarbeit können derartige Zeitkonflikte verhindert oder zumindest reduziert werden. Dabei kann die Schichtarbeit auch Vorteile bieten, da sie einerseits eine verlässliche Planung und andererseits auch Flexibilität bieten kann.

Wichtig ist, dass die Beschäftigten mit Familienverpflichtungen bei der Planung der Schichten beteiligt werden. Bei Bedarf kann in bestimmten Familienphasen vereinbart werden, dass innerhalb eines festgelegten Zeitraums nur eine bestimmte Schicht vergeben wird. Auch die Möglichkeit zur Teilzeit (zum Beispiel über geteilte Schichten) oder zur Nutzung von Arbeitszeitkonten besteht im Schichtdienst. Weiterhin kann eine Art Tauschbörse eingerichtet werden, in der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untereinander ihre Schichten tauschen können.

Vorteile- und Nachteile

+ Weniger Fehlzeiten
+ Zufriedenere Beschäftigte

Voraussetzungen:

Frühe Absprachen
Einbezug der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in die Planung

Beschreibung der Maßnahme

Insbesondere, wenn ein Arbeitsplatz mit langen Ansprechzeiten für Beschäftigte und Kunden verbunden ist, kann dies die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erschweren. Eine Möglichkeit stellt hier das sogenannte Jobsharing dar, bei dem sich in der Regel zwei Beschäftigte eine Vollzeitstelle inhaltlich-organisatorisch teilen. Es handelt sich somit um eine besondere Variante der Teilzeitarbeit.
Mit der Teilung des Arbeitsplatzes geht zugleich die gemeinsame Verantwortung für einen bestimmten Aufgaben- oder Zuständigkeitsbereich einher. Der Mehrwert gegenüber einer „einfachen“ Teilzeitstelle ist der, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch die Verantwortung für Vollzeitprojekte übernehmen können. Somit stellt Jobsharing insbesondere für Fach- und Führungskräfte eine gute Lösung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf dar.

Bei der Aufteilung der Vollzeitstelle bestehen neben einer 50/50-Kombination viele weitere Möglichkeiten. So kann die Stelle auch 60/40, 70/30 oder 55/45 aufgeteilt werden. Insbesondere auf Führungspositionen, die mit einem erhöhten Arbeitsaufwand einhergehen, kann auch die Aufteilung einer 120 oder 150 Prozent-Stelle sinnvoll sein. Wie die Arbeitszeiten aufgeteilt werden, legen die beiden teilenden Beschäftigten selbst fest. Über die Woche verteilt sind ebenfalls verschiedene Möglichkeiten denkbar: So können beide Beschäftigten 5 Tage lang in Teilzeit arbeiten und sich mittags ablösen, oder sie sind an bestimmten Tagen in der Woche in Vollzeit anwesend. Eine Kombination aus Voll- und Teilzeittagen ist ebenfalls möglich. Beide Beschäftigte können jeweils getrennte Verträge oder einen gemeinsamen Arbeitsvertrag haben.
Damit das Jobsharing gelingt, müssen sich beide Beschäftigte sowohl untereinander als auch mit dem Team bzw. den Vorgesetzten regelmäßig abstimmen und Informationen austauschen. Hilfreich kann hierbei ein festgelegter Meeting-Tag sein, an dem beide Beschäftigte gleichzeitig anwesend sind.

Jobsharing stellt nicht nur für die Beschäftigten einen deutlichen Gewinn dar, auch das Unternehmen profitiert: Die beiden teilzeittätigen Jobsharer sind zusammen produktiver als eine Vollzeitkraft, gleichzeitig besteht durch die geteilte Stelle eine vollständige Erreichbarkeit. Auch der kurzfristige Ausfall einer der Arbeitskräfte, zum Beispiel im Falle einer familiären Notsituation, bei Krankheit oder Urlaub, kann schneller kompensiert werden. Zudem ergänzen sich die Beschäftigten in ihren Kompetenzen und Wissensbereichen, was einen klaren Mehrwert für das Unternehmen schafft.

Vorteile- und Nachteile

+ Gesteigerte Produktivität
+ Gesicherte Erreichbarkeit
+ Schneller Ersatz bei Ausfall
+ Mehr Wissen und Kompetenzen auf einer Vollzeitstelle
+ Übernahme von Verantwortung auch in Teilzeit einfach möglich, Karriere auch in Teilzeit möglich

Voraussetzungen

Teilbare Aufgabenbereiche
Passendes Jobsharing-Team
Regelmäßiger Austausch
Gesteigerter Kommunikations- und Koordinationsaufwand möglich