Beispiele der guten Praxis

Das Unternehmen WOGRA AG  hat sich das Ziel gesetzt, ihren Arbeitnehmern möglichst große Flexibilität und Eigenverantwortung bei der Einteilung ihrer Arbeitszeit zu überlassen. Aus diesem Grund wurde im Jahr 2014 das „Work everywhere“ Konzept realisiert, das es allen Mitarbeiter ermöglicht, an dem für sie geeigneten Orte zu der für sie geeigneten Zeit zu arbeiten. Mit diesem Ansatz soll für die Mitarbeiter eine bestmögliche Vereinbarkeit von Familie und Beruf erzielt werden.
Als mittelständischer IT Dienstleister kämpft WOGRA mit DAX Konzern und großen IT Unternehmen um die besten Talente. Um in diesem Wettbewerb den Arbeitnehmern mehr bieten zu können wurden deshalb diverse Maßnahmen eingeführt, die sich zum Ziel setzen, ausgezeichnete Fachkräfte für sehr lange Zeit an das Unternehmen zu binden. Aufgrund einer internen Umfrage, wie die WOGRA ihre Mitarbeiter noch besser unterstützen kann, konnten die Themen Homeoffice und freie Arbeitszeiteinteilung als ganz klare Wünsche der Mitarbeiter identifiziert werden. Neben weiteren anderen Maßnahmen wurde sich deshalb für die Umsetzung des „Work everywhere“ Konzepts entschieden.
Das Konzept wird von den Mitarbeitern sehr gut angenommen. Besonders Mütter nutzen die Flexibilität, wenn die Kinder in der Schule früher aus haben oder der Kindergarten geschlossen ist um von Zuhause aus zu arbeiten. Auch Mitarbeiter, die die Pflege ihrer Eltern übernommen haben, nutzen die Vorteile und arbeiten weitestgehend von Zuhause um die Betreuung mit der Arbeitsstelle zu vereinbaren. Bei der WOGRA ist die Fluktuation schon von Anfang an sehr niedrig, somit ist es erfreulich, dass seit Januar 2013 kein einziger festangestellter Mitarbeiter die WOGRA verlassen hat.

Die Planung ging relativ einfach vonstatten. Es wurde überlegt, wie es allen Mitarbeitern ermöglicht werden kann, auf die für die tägliche Arbeit anfallenden Dienste zugreifen zu können. Als Entwicklungsfirma sind das neben Mail und Daten wie Projekt-Dokumentationen besonders Entwicklungs- und Testsysteme. Außerdem kam das Unternehmen nicht umhin, Überlegungen anzustellen, mit welcher Ausrüstung die Mitarbeiter ausgestattet werden müssen um diese Dienste in Anspruch nehmen zu können. Selbstverständlich durften auch die Themen Datensicherheit und Datenschutz nicht unberücksichtigt gelassen werden, um einen guten Weg zwischen einfacher Bedienung und hoher Sicherheit finden.
Somit wurden alle Mitarbeiter mit Notebooks sowie Mobiltelefonen ausgestattet und parallel dazu alle Server zu einem Rechenzentrumsdienstleister ausgelagert. Die Entscheidung fiel auf ein Rechenzentrum, um sowohl eine hohe Datensicherheit gewährleistet zu bekommen und gleichzeitig eine optimale Anbindung an das Internet haben, sodass die Server hervorragend an das Büro und an die Heimarbeitsplätze angebunden werden konnten. Über eine gesicherte VPN Verbindung können sich die Mitarbeiter mit den Servern im Rechenzentrum verbinden und somit auf alle Dienste und Daten zugreifen.
Mit der Zeit konnte festgestellt werden, dass es gelegentlich mit dem Austausch in den einzelnen Teams schwieriger wurde. Aus diesem Grund wurde im Jahr 2015 eine Social Collaboration Plattform eingeführt, um die Team-Kommunikation per Mail zu reduzieren und Abstimmungen in den Projektteams zu vereinfachen. Seit der Einführung dieser Plattform hat das Team der WOGRA durch deren Features auch die Möglichkeit, sich nicht nur per Telefon, sondern auch über Chat und Online-Diskussionsrunden auszutauschen.
Des Weiteren konnte durch das Tool das Projektmanagement gestärkt und für alle Mitarbeiter Sichten auf den aktuellen Stand der Projekte ermöglicht werden. Die Kosten für die Realisierung belaufen sich pro Mitarbeiter auf ca. 2500-3000 EUR. Dies ist allerdings der Tatsache geschuldet, dass WOGRA als Softwareentwicklungs-Dienstleister auf besonders leistungsfähige Hardware angewiesen ist.

Selbstverständlich war die Umstellung nicht ganz günstig. Gerade die Ausstattung jedes Mitarbeiters mit Notebook und Mobiltelefon sowie der Umzug ins Rechenzentrum waren große Kostenblöcke, aber neben der neuen Flexibilität für die Mitarbeiter hatte dies auch positive Auswirkungen auf die Produktivität, sodass die Kosten-Nutzen Gegenüberstellung absolut positiv ist. Dennoch ist es bei WOGRA trotz aller Flexibilisierung wichtig, dass sich die Mitarbeiter des Unternehmens regelmäßig sehen. Deshalb achtet WOGRA darauf, dass auch die Heimarbeiter regelmäßig in der Firma erscheinen. Manches lässt sich eben trotz aller Technik am besten besprechen, wenn man sich in die Augen schaut. Die Mitarbeiter nutzen das Angebot sehr stark und die Rückmeldungen waren durchwegs positiv.